SYSTÉM ŘÍZENÍ DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ SPOLEČNOSTI MESSER

SYSTÉM ŘÍZENÍ DODRŽOVÁNÍ PŘEDPISŮ SPOLEČNOSTI MESSER

Úvod
Systém řízení dodržování předpisů společnosti Messer (Messer CMS) je naším organizačním konceptem popisujícím systém hodnot společnosti Messer a jeho praktické uplatňování i stanovícím související úkoly. Tento organizační koncept se zaměřuje na prevenci porušování Kodexu Messer. Představuje závazný akční rámec pro řešení střetů zájmů a dodržování platných právních předpisů, regulatorních ustanovení a vnějších i vnitřních provozních pravidel ve všech oblastech činnosti společnosti Messer. Messer CMS podporuje jasný závazek představenstva, výkonných ředitelů a řídících pracovníků a slouží jako nástroj pro vytváření důvěry u našich zákazníků, partnerů, zaměstnanců, ale i konkurentů, obecné veřejnosti a médií.

Kodex Messer
Představenstvo Messer SE & Co. KGaA shrnulo zásady organizačního konceptu do souboru pravidel („Kodex Messer“). Kodex Messer ztělesňuje aktivní řízení společnosti a měl by sloužit všem zaměstnancům jako orientační pomůcka v jejich každodenní práci v souladu s prohlášením o cílech společnosti Messer. Výkonní ředitelé musí prostřednictvím vhodných opatření zajistit, že všichni zaměstnanci získají neomezený přístup ke Kodexu Messet a že budou informováni, kde a jak do něj mohou nahlížet.

Klíčovým dokumentem Kodexu Messer je Kodex chování Messer. Doplňují jej a provádí pokyny skupiny a další celopodnikové nebo místní pokyny, příručky a další vnitřní předpisy. Kodex Messer zohledňuje výsledky pravidelné analýzy rizik a stanoví konkrétní rizika, jimž je společnost obecně vystavena.

Odborné kompetence a podnikatelských duch zaměstnanců jsou naším nejdůležitějším zdrojem k dosažení cílů naší společnosti. Vážíme si závazku i nadšení, s nimiž zaměstnanci přispívají kúspěchu společnosti. Zaměstnanci musí při výkonu svých činností dodržovat příslušné zákony a ustanovení Kodexu Messer.

Dodržování platných zákonů a zásad v Kodexu Messer očekáváme i od našich obchodních partnerů, zákazníků a dalších subjektů.

Vedoucí pro dodržování shody
Za sledování Sytému řízení dodržování shody společnosti Messer odpovídá představenstvo Messer SE & Co. KGaA. Tento organizační koncept je závazný pro všechny výkonné ředitele, vedoucí a zaměstnance společnosti Messer.

Výkonní ředitelé odpovídají v souladu s platnými právními předpisy za realizaci tohoto organizačního konceptu v naší vlastní společnosti a zajištění jeho dodržování. Jako pomoc výkonným ředitelům a orgánům dohledu jmenovalo představenstvo Messer SE & Co. KGaA hlavního vedoucího pro dodržování předpisů (CCO). Existují i místní vedoucí pro dodržování předpisů (LCO), kteří jsou jmenováni oblastními vedoucími po dohodě s příslušnými výkonnými řediteli. Vedoucí skupiny pro dodržování předpisů doplňují vedoucí oddělení z vedení společnosti, kteří řídí oddělení jako takzvaní vedoucí odpovědní za dodržování předpisů v odděleních/oblastech. Představenstvo Messer SE & Co. KGaA stanoví úkoly, práva a povinnosti vedoucích pro dodržování předpisů v pokynech určených těmto pracovníkům.

Vzorovou úlohu zastávají výkonní ředitelé, vedoucí pracovníci, CCO, LCO a BCO. Od nich se čeká vysoká míra sociálních a etických kompetencí. Výkonní ředitelé a vedoucí pracovníci musí zaměřovat své akce na vhodné organizace, vedení, komunikaci, výběr, dohled a poradenství. Kromě toho jsou zavázáni k ochraně zákazníků, zaměstnanců a životního prostředí. V této souvislosti je jejich jasný závazek k čistému, legálnímu hospodaření zásadní pro prevenci a trestání nezákonných praktik.

Analýza rizik
Potenciální slabá místa společnosti Messer jsou definovány podrobnou analýzou rizik zahrnující všechny regionální pobočky a oddělení společnosti.

Školicí program
Kromě školení v učebnách lze k vybraným tématům souvisejícím s Kodexem Messer zorganizovat internetové semináře a e-vzdělávání. Obsah školení a zaměstnance, kteří se jich mají účastnit, v zásadě určují oddělení společnosti a místní řídicí orgány a oddělení. Schvalují návrhy a realizaci školení, přičemž jim v případě potřeby pomáhají externí poskytovatelé služeb, a zajišťují jejich správné dokumentování. Představenstvo skupiny Messer mohou stanovit povinná školení a obsah školení, stejně jako okruh školených zaměstnanců.

Podávání zpráv a kontrola
Prostřednictvím pokynů skupiny, ve velké míře unifikovaných stanov, procesních pravidel řídicích orgánů (místních) společností, podpisových pravidel dodržujících zásadu čtyř očí a individuálních požadavků centrálních oddělení podléhají různé položky stanovenému schvalování a podávání zpráv.

Další témata jsou projednávána a schvalována, dochází k výměně zkušeností a informací a jsou hlášena na pravidelných setkáních na místní či regionální úrovni nebo na poradách oddělení.

Společnost Messer stanoví a často certifikuje zásadní postupy (např. ISO, GMP).

Aby byl dodržen Kodex Messer je třeba se obrátit na stávající organizační struktury. Přímou odpovědnost nesou jednotlivá oddělení, osoby odpovědné na regionální úrovni a řídicí orgány. Tím se zajišťuje realizace a dodržování Kodexu Messer v příslušných oblastech na bázi osobní odpovědnosti.

Oddělení interního auditu provádí společně s právním oddělením a oddělením pro dodržování předpisů společnosti provádí pravidelné několikadenní kontroly ve všech místních společnostech. Podrobným kontrolám tedy podléhají skutečnosti (např. stanovy, obchodní pravidla, podpisová pravidla, poskytovaná školení dodržování podávání zpráv atd.) relevantní pro Kodex Messer. Podrobné audity kromě toho provádí i jednotlivá oddělení (např. SHEQ, zdravotní, IT). Poznámky a zlepšovací návrhy jsou zaznamenávány do zprávy odesílané představenstvu Messer SE & Co. KGaA. Realizaci zlepšovacích návrhů kontrolují následné audity v daném časovém rámci.

Probíhající a potenciální/hrozící soudní spory jsou podle určitých hodnot/rizik sledovány každé tři měsíce, přičemž se zadávají údaje týkající se faktů, ceny soudního sporu, stavu řízení, procesních rizik a v případě nutnosti i budovaných nebo k vybudování určených rezerv.

Výkonní ředitelé / LCO a BCO musí oznamovat CCO podezření na jakákoliv závažná porušení Kodexu Messer. CCO musí být do 31. ledna v rámci každoroční zprávy o dodržování předpisů informováni o všech procesech relevantních pro Kodex Messer v příslušné regonální pobočce nebo oddělení.

CCO pravidelně a v jednotlivých případech na požádání rychle oznamuje představenstvu Messer SE & Co. KGaA všechna závažná porušení Kodexu Messer, která mu byla oznámena, jinak podává zprávu jednou ročně.

Jednou ročně hlásí všechny místní pobočky a centrální oddělení viceprezidentovi společnosti pro controling relevantní údaje pro zprávu o rizicích. Tu projedná představenstvo Messer SE & Co. KGaA, které následně rozhodne o případných nutných opatřeních. Zprávu informativně obdrží dozorčí rada Messer společně s případnými podrobnými vysvětlivkami.

Společnost Messer jednou za rok shrne všechny činnosti do zprávy o udržitelnosti, kterou nechá certifikovat v rámci globální iniciativy pro podávání zpráv (GRI).

Hlášení porušování předpisů a zjištěné podezřelé případy
Výkonní ředitelé a řídicí pracovníci musí uspořádat své úkoly tak, aby se kdykoliv ihned dozvěděli o zprávách zaměstnanců oznamujících porušování platných zákonů nebo Kodexu Messer („porušení dodržování předpisů“) a rovněž podezřelých případech, aby mohli zajistit neprodlenou nápravu.

Pokyny pro podávání zpráv a postupy v případě porušení předpisů u společnosti Messer popisují, jak mají být předávány informace o porušení předpisů nebo nesprávném chování a jak se musí v takových případech postupovat.

Telefonická podpora centrální:      +49 800 447 1000     

Telefonická podpora lokální:          +420 241 008 180

a e-mailové adresy: compliance@messergroup.com, compliancemte.cz@messergroup.com

jsou k dispozici pro příjem zpráv.

V rámci hlášení bude vypracována zpráva uvádějící reakce na zjištěná porušení předpisů Měl by zahrnovat popis prošetření události, stanovení následků zjištěného nesprávného chování a rozhodnutí o dalších opatřeních.

Výkonní ředitelé musí prostřednictvím vhodných opatření zajistit, že budou všichni zaměstnanci informováni o tom, jak a komu hlásit porušení Kodexu Messer, včetně veřejných oznámení na lince telefonické podpory nebo e-mailové adrese pro hlášení událostí v oblasti dodržování předpisů.

 

V Bad Sodenu 30. listopadu 2021
 

Messer SE & Co. KGaA

Stefan Messer, předseda představenstva *
Ernst Bode, člen představenstva *
Helmut Kaschenz, člen představenstva *
Dr. Uwe Bechtolf, hlavní finanční ředitel
Johann Ringhofer, hlavní technologický ředitel
Adolf Walth, hlavní ředitel pro marketing

* Představenstvo Messer Management SE jako hlavní partner a rozšířené vedení KGaA